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学校の入試には欠かすことの出来ない出願手続きですが、従来の郵送方法での出願は「志願者・学校」の両方に手間がかかり、時間を取られていることでしょう。
近年のインターネットの普及により、「Web出願」という新しい出願方法が増えてきています。
そこでこの記事では、「Web出願」では何ができるのか、メリット・デメリットの解説と、さらに主なWeb出願システムをご紹介します。
目次
1. Web出願とは
従来の郵送での出願に代わって、インターネットから行う出願方法のことを言います。
出願だけではなく受験料決済、説明会、合否照会、入学金決済手続きなどの入試に関わる業務をWeb上で実現したシステムです。
今まで郵送での対応が一般的とされていた出願業務ですが、コロナ禍による非接触での業務が求められ、Web出願システムへの移行が近年急速に進んでおります。
2. Web出願システムの導入メリット・デメリット
メリット
・入力業務の簡素化
従来の郵送での出願の場合、志願者を管理するシステムに願書データを入力する必要があり、不備があった場合は志願者や保護者に確認する必要がありました。
その点、Web出願システムは、志願者がシステムに願書情報を直接入力するため、入力の手間が省略されます。
・24時間出願に対応
スマートフォンやパソコンなど、インターネットに接続できる環境があれば、いつでも出願ができるため、志願者の「出願したい」というタイミングを逃しません。
・受験料・入学金徴収業務の簡素化
Web出願システムの決済機能を利用することで、振込用紙の作成、振込の案内書の作成が不要となります。また、従来通り銀行・郵便局・コンビニでの支払いに加え、決済代行会社経由でクレジットカード決済にも対応しています。
・コロナ禍に対応したWebからの説明会申し込み
コロナ禍以前であれば、説明会やオープンキャンパスなどの申し込みは、電話や窓口での対応となっていましたが、Web出願システムを導入することでオンライン予約が可能となります。また、参加者リストもリアルタイムに作成でき、参加者の動向も調査できます。
・ペーパーレス化
Web出願システムの導入により、従来作成していた願書等をペーパーレス化することでコスト削減ができます。
余裕をもって人数分の願書用紙を準備する必要がありましたが、Web出願システムであれば、願書用紙等の印刷代や用紙代のコストを減らすことができ、地域貢献に役立ちます。
・Web上での合格発表
従来であれば合否結果を郵送していましたが、Web出願システムではWeb上から合否の照合が可能となります。志願者はスマートフォンやパソコンで合否を確認することができ、遠方の志願者でもすぐに結果を確認できます。
デメリット
・インターネットに接続する環境の無い出願者には個別の対応が必要
・ある程度インターネットに精通した担当教職員が必要
・クレジットカード決済では手数料が発生する
・志願者や保護者が願書情報を入力するため、想定外の入力を行う可能性がある
3. 主なWeb出願システム
現在稼働しているWeb出願システムのメーカーをいくつかご紹介します。
LeySer Web出願（グレープシティ株式会社）
引用：LeySer System HP（https://leyser.jp/Web/ ）
miraicompass（三菱総研DCS株式会社）
引用：三菱総研DCS株式会社HP
募集活動支援 WEB出願システム（株式会社アドバンストインターナショナル）
引用：株式会社アドバンストインターナショナルHP
クラウド型インターネット出願システム（株式会社東計電算）
引用：株式会社東計電算HP
Web出願システム（コーディア株式会社）
引用：コーディア株式会社HP（https://codia.co.jp/service/system/webentry/）
4. Web出願システムからのシステム展開
これまで、Web出願システムでは入試に関わる業務をWeb上で実現できるということでいくつかのメリットをあげて解説してきました。
Web出願システムではさらに、志願者が入力した情報をエクスポートすることで、他のシステムに2次活用することが可能となります。
この項では、Web出願からのシステム展開についてご紹介いたします。
募集システム
志願者の出身校に対して、翌年度の募集活動を行います。
年度別、学校別の出願状況の推移が管理できます。
入試システム
志願者情報を取り込むことで、住所や出身校など志願者情報の入力を省略できます。
受験料や入学金の徴収結果を取り込むことが可能です。さらに、Web上に合否結果を出力できます。
校務システム
入学者情報を取り込むことで、住所や出身校など入学者情報の入力を省略でき、
迅速に新年度のクラス編成を行うことが可能です。
学納金システム
入学者情報を取り込むことで、住所や出身校など入学者情報入力を省略できます。
また、授業料の徴収口座と入学金の振込口座が同じ場合、口座番号等の入力が簡素化できます。
5. まとめ
Web出願システムを導入することで、様々なメリットがあります。
・入試業務の簡素化
・志願者はいつでも出願可能に
・説明会の申込みもWebで完結
・ペーパーレス化を図られる
・周辺システムとの連携
・データの二次活用
以上のことよりWeb出願システムを利用することで、出願業務以外にも活用の幅が広がり、業務の効率化を図ることができます。
また、現在の周辺システムがWeb出願と連携出来ないのであれば、運用を見直し、連携出来るシステムを検討してみるのもいかがでしょうか。
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