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近年、教育現場においてペーパーレス化が推進されています。
保育現場においても、ペーパーレス化によって得られる効果やメリットは絶大なものです。
この記事では、紙媒体での管理における課題と、ペーパーレス化のメリット・成功するためのポイントを解説します。
目次
1. 紙媒体を使うことにおける課題
① 書類管理の手間や負担がかかる
保育現場において紙で配布している書類はさまざまです。
大きく分けて、業務管理で使う書類と、保護者への提出書類の２種類があります。
業務管理で使う書類では、保育日誌、週案、月案、年間指導計画、指導要録などがあり、主に園内で保管するものです。これらの多くはファイリングされ棚へ収納されています。
数が多くなるにつれて、管理が大変になり、参照したい書類が探しにくくなっていきます。また、書き間違いなどによる修正の手間も業務負担となっているでしょう。
② 保護者への提出書類の紛失リスクやコストの負担
保護者への提出書類として、園だより、給食だより、保護者アンケート等が挙げられます。
園だよりや給食だよりの配布では印刷にかかる時間もコストもかかってしまいます。
また、面談日程の調整や、延長保育の利用の確認、アンケート等、紙媒体を介して保護者との連絡を行う場合、書類の管理と集計にも多くの時間を取られ、保育にかける時間の減少にもつながっています。
さらに、紙媒体である以上、園側または保護者側での紛失のリスクもあります。
「お手紙を無くした」「読んでいなかった」といった保護者からも声もあり、きちんと確認してもらえているかについても不安が残ります。
以上のように紙媒体での管理・運用には課題があり、これらの課題を減らすことで業務効率の向上が予想されます。また、業務効率が向上することで、保育士の負担が軽減され、保育の質の向上にもつながります。
2. ペーパーレスとは
ペーパーレスとは紙媒体で取り扱っていたものを、電子化して保存や活用を行うことを指します。紙で運用していた書類を電子化して、業務効率の向上やコスト削減を図ることをペーパーレス化といいます。
保育現場においては、保育日誌や週案、月案、指導要録など、手書きで作成されているものを電子化することができます。また、園だよりや給食だより、その他配布書類についても紙ではなく、データで保護者に配信が可能です。
このようなペーパーレス化によって、業務効率化が図られるだけでなく、様々なコストやリスクの削減にもつながります。
3. ペーパーレス化のメリットや効果
①日誌・指導要録など業務管理の面
保育日誌や週案・月案・年間指導計画・午睡チェック・指導要録など、日々作成する書類は多岐にわたります。
これらはICTシステムやMicrosoft Excelなどを用いることで電子化が可能です。
メリットとして次のような点が挙げられます。
・データの参照が容易
検索機能を使用することで、過去のデータを簡単に参照することができます。
・データの修正が容易
電子データなので、書き直す際は文字を修正して保存するだけです。手書きの場合のよう
に、最初から書き直しや、修正液・修正テープを使う必要もありません。
・印章も保存可能
印章に対応したシステムであれば、電子印を押すことも可能です。
わざわざ印刷して回覧する手間もなくなります。
② 保護者とのコミュニケーションの面
保護者へのお手紙も、園だより、給食だよりや、各種アンケートや希望調査など多岐にわたります。これらも電子化し、保護者へ配信が可能です。
メリットとして次のような点が挙げられます。
・印刷コストの削減
配布物が無くなるため、紙代・インク代・プリンター代といった印刷コストの削減が可能
です。
・配布や郵送における時間の削減
電子化し、インターネットを介して保護者に送信するので、郵送するための封入作業等、
配布準備の時間と手間が削減できます。
また、保護者のメールアドレスやシステムのアカウントに直接送信を行うため、住所変更
などにも影響されません。
・お手軽配信で、保護者とのコミュニケーションが円滑に
お手紙を手軽に配信できるようになることで、保護者との共有事項のやり取りが円滑にな
ります。配信場所も選ばないため、インターネット環境下であればどこからでも手軽に配
信が可能です。
・紛失リスクの削減
電子データとして送るため、紛失の心配がありません。
保護者からの紛失に関する問い合わせが削減されるだけでなく、保護者も紛失する心配が
なくなります。
保護者からしても、書類を探す手間もなくいつでもどこでも確認できることが最大のメリ
ットでしょう。
4. ペーパーレス化の方法とポイント
ここではこども施設におけるペーパーレス化の方法とポイントを紹介します。
ペーパーレス化の方法
① ICTシステムを導入する
ICTシステムには、登降園管理・請求管理などさまざまな機能が搭載されています。
日誌や要録等の管理も例外ではありません。
次のような機能を搭載している製品で対応可能です。
・書類送信機能
請求管理機能を使用した請求金額の案内状や、登降時刻園管理機能を使用した登降情報の一覧など、保護者に対して個別に配信することができます。
・お便り配信機能
園だより、給食だよりを掲示板のようにＷＥＢ上に公開することができます。
保護者は専用サイトを閲覧するだけで、資料がいつでも簡単に確認できます。
・メール配信機能
保護者のメールアドレスに直接資料や連絡事項の送信が可能です。
ペーパーレス化の目的以外にも、写真を送付することで子どもたちの様子や変化を伝えられたり、臨時休園などの緊急連絡を行ったりと、さまざまなシチュエーションで活用できます。
・アンケート機能
これまで、保護者へ資料を配布・回収して返答集計していた作業も、システムなら簡単に配布・回収・集計が可能です。
時間がかっていた、保護者とのやり取りも、短期間で完結できるようになります。
② 既存のメール配信ソフトやMicrosoftExcelを使って管理する
ICTシステムと比べると手間も時間もかかりますが、すでに運用しているアプリケーションでもペーパーレス化は可能です。
メール配信ソフトに園児情報を登録し、メールを定期的に配信することで紙媒体を介さずに保護者へ連絡ができます。
また、Excelで書類の管理を行うことで紙媒体のデータ化が可能です。
工夫次第ではあるものの、データの参照という観点でも容易に検索ができるようになり、参照にかかる時間の短縮につながります。
ペーパーレス化のポイント
いずれの方法においても注意すべき点もあります。
ICTシステムでペーパーレス化を図るためには、次のような点に注意しましょう。
〇導入を検討しているシステムに必要な機能が備わっているか
保護者連絡や、書類送信機能のないシステムも多く存在しています。
導入を検討する場合、資料請求・オンラインデモンストレーションなどで求める機能が備わっているか事前に調べておきましょう。
〇園内のインターネット回線、Wi-fiの整備は問題ないか
電波の状況に問題があるとシステムは運用できません。回線速度が遅すぎる場合は契約の見直しも必要です。システムを導入する前に必ず確認しましょう。
〇システムに対応しているタブレットやPCの端末数は不足していないか
システムを使用する端末が少なければ、運用者が限られてしまいます。あらかじめ、システムを使用する人数と必要な端末数を計算し、必要に応じて台数を増やしましょう。
既存のシステムでペーパーレス化を図る場合においては次のような点に注意しましょう。
〇園内で環境を構築できる担当者はいるか
ICTシステムと違い、サポートを受けながらの運用ができません。
園内には、環境の構築と管理のできる担当者の存在が必要です。
ICTシステムの導入・既存システムでの運用、どちらにおいてもペーパーレス化を始めるために、ネット環境、必要機器、担当者を明確にしましょう。
これらを明確にすることでスムーズに導入ができ、業務が大きく改善されます。保育の質の向上につながるのは間違いありません。
対応するICTシステム
●株式会社 票簿会計センター
すくすくマイスター
●株式会社コドモン
コドモン
●VISH 株式会社
バスキャッチ
●ユニファ株式会社
キッズリー
5. まとめ
園内業務を効率化するためのひとつの手段としてペーパーレス化することは非常に効果的な手段だといえます。
時間外までかかってしまう書類関連業務も、ペーパーレス化を行うことで作業時間が大きく短縮され、職場環境の改善にも役立てることができるでしょう。
多くの書類を紙媒体で作成・管理されている方は一度検討してみてはいかがでしょうか。
票簿会計センターの「すくすくマイスター保育支援総合システム」もペーパーレス化を含む園内業務を効率化するICTシステムです。
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