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近年、教育の現場でもICT化が進んでおり、教育だけでなく働き方にも大きな影響を与えていることでしょう。代表的なツールとして、保護者との連絡ツールをご紹介します。
保護者と密なコミュニケーションを取ることができるツールの活用は、両者にとってのメリットがたくさんあります。
しかし、実際に導入するとどうなるのか、導入における疑問や不明点も多いのではないでしょうか。今回は、連絡ツールの導入後の変化についてあらゆる点を比較しながらご紹介いたします。
目次
1. 保護者との連絡における課題
① 文書の印刷、封入作業が手間
紙の配布物が数多くある教育現場では、文書の作成から印刷にかなりの時間を要していることでしょう。文書にミスがあれば再度印刷をかけなければならず、負担の大きな業務であると言えます。
さらに文書を自宅へ郵送する場合は封入作業に時間がとられてしまい、案内が集中する時期は他の業務に手が回らず人手不足に陥ってしまうことも課題として挙げられます。
② 案内の配布漏れや紛失により保護者へ連絡が行き届かない
紙での案内は、配布漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性や、
学校側・保護者側どちらにも紛失のリスクがあり、正確に保護者へ連絡が行き渡らないケースもあります。
③ 印刷や郵送にコストがかかる
印刷コストには紙代やインク代があります。また、郵送コストや封入作業における人件費等を考えると、毎回多くのコストがかかっていることがわかります。
以上のように紙媒体を使用した保護者への連絡は、非効率な作業とコスト面で課題が多くあります。
2. 保護者連絡ツールの導入後の変化を比較
① 連絡業務の作業内容
連絡業務での作業内容を比較していきます。
【ツール未導入】
通常、事務室から保護者へ案内がある場合、文書を作成し印刷後、クラス担任から生徒へ配布してもらうか自宅へ郵送するのが一般的です。
この間に文書の印刷、郵送の場合は封入作業が発生しています。
【ツール導入】
ツールを導入する場合、事前作業として保護者のメールアドレスの収集・登録が必要です。
文書はWebで送信するだけで、印刷や郵送の手間はありません。
保護者はいつでもどこでもスマホから文書を確認することができます。
➁ コスト面
【ツール未導入】
印刷にかかる紙代、インク代、プリンタ―設置の費用がコストとしてあげられます。
郵送する場合は、それに加えて封入作業の人件費と郵送費もかかります。
また、住所が誤っていた等何かしらの不手際で届かないことや、手作業によるミスで配布漏れといったヒューマンエラーが発生する恐れもあります。
【ツール導入】
ツールを導入する場合は、毎月のシステム利用料が発生します。
また、初年度は導入にかかる初期費用などでコストが必要となります。
上記で説明した毎回の印刷や郵送にかかるコストは削減できるため、長期的にみるとコストは軽減できるのではないでしょうか。
例えば生徒数約1000人に対して請求案内を郵送する場合のコストを算出してみると、印刷代、封入作業コスト、郵送代を合わせて一回あたり約132,000円となります。
※あくまでも目安となりますのでご参考程度にご活用ください。
こちらの資料を用いて実際のコストを算出することが可能です。
※フォームを登録してダウンロードいただけます。是非ご試用ください。
③ 無料ツールとの違い
【無料ツール】
無料のツールにはGoogleのフリーメールサービス「G-mail」をはじめとする様々なツールがあります。印刷や郵送のコストを抑えつつ、月々のシステムの利用料もかからないので、大幅にコスト削減が見込めます。
ただし、フリーメールの多くはメールボックスの容量が比較的少ないため、すぐに容量がいっぱいになってしまう可能性があります。
アドレスの収集・登録については、一人ずつ行う必要があるため、初期設定は少し手間に感じるところもあるでしょう。
【有料ツール】
有料のツールでは、アドレスの収集から登録方法までも簡単なものがほとんどです。QRコードを保護者へ配布し、それを保護者が読み取って直接アドレスを入力していただくだけで登録が完了するツールもあります。学校側で個別に収集して登録するといった手間は一切不要です。
また、連絡機能以外にも保護者とのコミュニケーションを効率化するための機能が多数備わっているものもあります。例として「アンケート機能」をご紹介します。三者面談の日程やイベント参加などのアンケートを自由に作成でき、保護者はWeb上で回答できるようになります。回答結果のエクスポートや集計も簡単に行えるため、紙のアンケートを回収して集計するといった手間がなくなります。
月々の費用はかかりますが、効率化のための充実した機能、安定した運用を目的とするのであれば有料のツールを検討するのがおすすめです。
3. 導入のメリット
導入した場合の運用の変化やどう効率化が図られるのか、ご理解いただけたでしょうか。連絡業務の違いや、コスト面で比較し学校様の運用や現状の問題点を解決するためのツールの選定が必要です。
ここではツール導入のメリットをまとめました。
・保護者へのスムーズな情報共有が可能に
クラスの担任や生徒を介さず直接保護者へ連絡でき、保護者はいつでもどこでもスマホから確認できるため、スムーズな情報共有が可能です。
・配布漏れなどのヒューマンエラーの防止、紛失リスクの削減
担任から生徒、保護者へ渡る文書は配布漏れや紛失といったリスクがあります。
保護者に直接Webで送信することで、そのようなリスクを防止し、確実な伝達が可能です。紛失時の保護者からの問い合わせの対応もなくなり、業務改善ができます。
・コスト削減、業務時間の短縮
コスト面の比較でもお伝えしたように、印刷、郵送にかかるコストが削減できます。
郵送する場合の封入作業に取られていた時間もなくなり、人件費削減にもつながります。
また、業務時間の短縮によって担当者の業務負担軽減も実現できます。
実際にどのくらいの削減になるかは、こちらの資料を参考に貴校のコストを算出してみてください。
・ペーパーレス化
これまで紙で渡していた案内を電子化するため、印刷が不要になりペーパーレス化を実現します。
ペーパーレスになることで、環境への配慮やコスト面だけでなく、文書保管の観点においてもメリットと言えるでしょう。
4. 導入の準備は何が必要？
ここでは、ツールを導入する際に必要な準備について説明します。
・アドレスの収集・登録
連絡を保護者のメールへ送る場合は、保護者のアドレスを収集する必要があります。
収集方法はツールによってさまざまですが、無料のメールツールであれば、アドレスの回収後一人ずつ手作業で登録する必要があります。
弊社の保護者連絡オプションは、保護者へ登録用のQRコードを配布し、あとは保護者がQRを読み取りアドレスを入力するだけで登録が完了します。保護者から一人ひとり収集する手間もなく簡単に登録いただけます。
・保護者への連絡方法変更の案内
保護者へこれまで紙で配布していたものを電子化するため、保護者へ変更になる旨の通知が必要になるでしょう。あらかじめツールの導入時期からスケジュールを組んで計画的に案内の準備を進めておくことをお勧めします。
また、これまで通り紙で配布するものと電子化するものを区別し、保護者が混乱しないよう検討しておきましょう。
5. 学費管理システムの保護者連絡オプションとは
学費管理システムの保護者連絡オプションでは、学費管理システムで作成した請求案内や督促状、その他案内文をワンタッチで保護者へ送信することができます。
一括で電子文書として送信できるので、印刷、封入といった作業の手間がなくなり、また保護者はスマートフォンでいつでも確認できるようになります。
紙で郵送していた業務コスト・作業時間ともに大幅に削減します。
また、メールやお便り機能も備えているため、一斉送信や生徒個別への連絡が可能です。
メール・お便りにはファイルを添付することもできるため、全体への共通の配布物はこちらから送信することで配布漏れといったヒューマンエラーを防止します。
ワンタッチで請求案内や督促状を送信できる業務効率化と、ペーパーレス化の促進、保護者との密なコミュニケーションツールとして大活躍のオプション機能です。
機能詳細をご覧になりたい方は以下URLよりフォームを入力いただくと、資料をダウンロードいただけます。是非ご覧ください。
6. おわりに
連絡ツールについてご理解いただけたでしょうか。
導入後の変化や効果を実感されている学校様も増えてきております。
保護者とのスムーズな連絡で業務効率化を図りませんか？
是非この機会に導入をご検討ください。