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昨今、クレジットカードや電子マネー、QRコードなどのキャッシャレス決済は、決済業者の積極的な活動や感染症の感染拡大などによって、大きな割合を占めるようになってきました。
学納金の請求において、現在最も普及しているのは口座振替ですが、未納者への請求や、用品代・検定料といった徴収業務において、未だ現金での集金を行っている学校や保育園・幼稚園も数多く存在しています。
そんな中、新たな収納方法として、現金集金部分に対する新たな決済手段の導入が進みつつあり、徐々に広がりを見せています。キャッシュレス決済やコンビニ払いを活用することで、現金集金の手間を大幅に削減することができます。
そこで、キャッシュレス決済等の新たな決済手段と事例を紹介し、導入方法やメリット・注意すべき点についてご説明いたします。
目次
1. 学納金徴収で導入すべき新たな決済手段
① クレジットカード決済
クレジットカードにはポイントシステムがあり、ネットショッピングや公共料金の支払い、さらには税金の支払いでもクレジットカードは活用されています。優待特典や旅行傷害保険、ポイントの恩恵を受けるために支払いをクレジットカードでまとめたいというニーズが非常に高まっています。クレジットカードは決済において後払いが可能なカードであるため、請求月に保護者の残高が不足している場合も利用可能額範囲内での決済ができ、収納率の向上に役立つといえるでしょう。
また、50年以上も前からある決済手段であるため、その普及率は高く、クレジットカードは学納金徴収のキャッシュレス化の際には導入すべきといえるでしょう。
② QRコード決済
QRコード決済は、スマートフォンを利用し、QRコードを店舗側で読み込んだり、オンライン上で選択したりすることができる決済手段です。
2018年以降、利用者は増えており、現在ではPay PayやLINE Pay、メルペイ、d払い、楽天ペイなど多くのサービスが存在しています。ポイント還元キャンペーンも多く、ポイントが付きやすいものやクレジットカードと連動して、二重でポイント付与を受けることもできます。
QRコード決済は今後、学納金徴収の用途として活用されることが予想されます。
③ コンビニ払い
現金での集金を減らすための手段として、キャッシュレスが注目されていますが、一方でクレジットカードを持たない、QRコード決済を利用しない人もいます。
その際に現金集金を減らす手段として期待されるのが、コンビニ払いです。近くのコンビニで決済することで、運用者は現金を取り扱わずとも、その他決済と同様に集金することができるため、コンビニ払いも導入すべき決済手段といえるでしょう。
2. 導入状況と背景
① 幼稚園・保育園・認定こども園
現在、保育施設でも学校と同様に口座振替が最も普及しているものの、いまだに多くの園で現金による園納金徴収が行われています。
一方で、業界では感染症拡大の影響からかキャッシュレス決済の導入が非常に増えてきました。
私立の園を中心に、クレジットカード決済やQRコード決済が数多くの園で導入されており、さらには佐賀県鳥栖市、島根県太田市などの自治体でも導入が進んでいます。
背景には園の業務負担軽減を狙う、文部科学省の「園務改善のためのICT化支援」、厚生労働省の「保育所等におけるICT化推進補助金」といった補助金が保育施設のICT化を支援しているためと考えられ、今度もさらに増えていくことが予想されるでしょう。
キャッシュレス導入園では、現金のやり取りが減少し、集金業務における負担が大きく軽減されたといえます。
保育料や施設費といった、固定費に加え、預かり保育料や延長保育料などの変動費、用品代や写真代等の単発的な請求項目もキャッシュレス決済されています。
※下記のようなサービスが展開されています。
enpay（株式会社エンペイ）
集金業務をキャッシュレスで簡単・完結・確実にすることができます。
② 大学
昨今、近畿大学をはじめ、多くの大学でキャッシュレス化の取り組みが行われています。
入学金・授業料といった学納金の支払いにクレジットカード決済ができるサービスを提供したのが近畿大学です。
大学の入学金や授業料といえば、非常に高額で支払いまでの期間が短いこともあります。
クレジットカードで決済できれば、オンライン上で決済が可能であるため、非常に便利です。
また、高額であるがゆえに、クレジットカード決済によるポイント付与の恩恵も大きいでしょう。さらに、分割やリボ払いを選択できることで、保護者や学生には非常に助かるものとなります。今後の日本でも海外と同様にキャッシュレス決済サービスが普及すれば、集客の面や学生の利便性を考慮したときに決済手段が多様であることも、大学選定において重要なポイントになってくるかもしれません。
③ 中学校・高校
中学校・高校におけるキャッシュレス化は保育施設や大学に遅れをとっているものの、WEB出願をはじめ、今後広がりを見せるのではないでしょうか。
利用者へのサービス提供の一環としてキャッシュレス決済を導入する学校はこれから増えることが予想されます。
3. 導入方法
1. 学納金におけるキャッシュレス化したい徴収項目を確定しましょう。
入学金、授業料などの固定費、あるいは用品注文や検定料などの単発請求項目、またはそのどちらも必要であるのか決定しましょう。
2. 業者選定
キャッシュレスサービスを提供している業者から導入するサービスを選定しましょう。
この際に注意したい点は以下です。
・学納金管理のシステムに連動出来るか
・会計処理まで行えるものになっているか
・決済手数料やシステム使用料は予算にあっているか
・希望する決済手段がサービス内にあるか
・運用サポートに問題ないか
3. 契約
業者選定後、学園・法人内で決裁を取り、導入します。
4. テスト運用
サービス提供業者サポートの元、運用テストを実施します。
5. 本番運用開始
テストから得た知見から、実際に本番環境にて運用スタートします。
4. メリット
・運用者
キャッシュレス化されることで、集金業務の負担が大きく軽減されます。
徴収後の金額チェックや、督促等、キャッシュレス化の導入で自動化が期待できます。
特に支払い確認では、これまで金額の過不足の確認や現金の保管リスクがあったものを解消します。ダブルチェックしていた集金確認も数回で管理画面の確認のみで完結します。
・利用者側
消費者の「脱現金化」が進んでいるため、学納金・園納金もその他決済と同様に、キャッシュレスにて決済が可能になります。自分の好きな決済手段を選択できるため、毎月の支払いをまとめることができます。クレジットカードやＱＲ決済を利用することでポイント付与の恩恵を受けることができます。また、おつりが無いように、現金を用意する手間もなくなります。衛生面においても現金を触ることがなくなるため、現金を触ることへの抵抗感を示す保護者に対しても大きなメリットとなります。
5. 導入の注意点
導入において注意すべき点は、運用に合致するかです。業者選定で前述しましたが学納金管理や会計処理まで一貫して行えるか、むしろ業務負担にならないか注意が必要です。
また、キャッシュレス決済サービスには決済手数料がかかってくるので、現在の運用と比較して費用対効果は十分か検討が必要です。
どの程度の業務負担軽減になるか想定したうえで、導入することが望ましいでしょう。
6. 新しい決済手段で事務処理負担を軽減
保育施設や大学で広まりつつあるキャッシュレス決済やコンビニ決済ですが、いずれ中学校・高校においても同様に広がっていくことが予想されます。
導入における注意点はあるものの、現金を扱うことのリスクや手間を考えると今後はキャッシュレス化へ移り変わっていくでしょう。
これまで述べた通り、学校運営において、新たな決済手段を取り入れることは、事務処理負担の軽減と保護者への価値提供に貢献するといえます。
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